Segurem-se nas cadeiras! Vamos falar de processos organizacionais!
Embora não seja recente, o tema processos organizacionais ainda parece turvo para a maioria dos empreendedores. Somente o nome parece dar arrepios em alguns, que os confundem com pura burocracia e toneladas de papéis. Portanto, acredito ser essencial, antes de qualquer coisa, retomarmos o que é um processo e qual a sua finalidade.
O processo organizacional, também conhecido como processo de trabalho, existe para tornar cíclico tudo aquilo que a companhia precisa que aconteça de forma constante e sequencial. Um exemplo: quando vamos ao cinema há uma série de fatores que precisam acontecer em uma ordem para que a experiência ocorra como o esperado. É necessário comprar os ingressos, estar no local na hora marcada, entrar na sala e procurar um assento, assistir ao filme e depois sair da sala. Esse ciclo acontece todas as vezes que alguém deseja ir ao cinema. Isto é um processo. Nada mais, nada menos.
Em minha rotina, tenho a oportunidade de compartilhar e conhecer as histórias de diversos empreendedores. E, repetidamente, quando chegamos à fase de falar sobre os processos organizacionais da empresa, percebo em suas palavras os mesmos tipos de desafios. Não existe padronização das formas de atendimento ou entrega, líderes possuem dificuldades de compartilhar as informações gerenciais necessárias e colaboradores não percebem a conexão de sua função ou atribuições na cadeia, muito menos qual o objetivo final das tarefas que lhes são distribuídas. Em resumo: tem ótimas ideias, boas equipes, mas lhe falta processo.
Amarrando as pontas
Há empresas, por outro lado, que já possuem sua cadeia de informações desenhada, porém, a prática demonstra que necessitam de urgente adequação. As tarefas não se conectam aos objetivos gerais da companhia, já que normalmente foram criadas por pessoas que não tem nenhuma conexão real com o dia a dia e o trabalho. Acabam criando pontas soltas e becos sem saída.
Resolver esta situação não significa, no entanto, engessar ou burocratizar o negócio. O objetivo está em acrescentar profissionalismo e assertividade dentro das operações da empresa. Quando um processo organizacional está claro e bem definido, a produtividade aumenta, o risco de erros e desperdícios diminui e a equipe pode se preocupar com o conteúdo, pois a forma já foi combinada. E não apenas qualquer forma: a melhor e mais conectada com a cultura da companhia, de seu mercado e seu propósito.
Processos organizacionais:
Resolver esta situação não significa,
no entanto, engessar ou burocratizar
o negócio. O objetivo está em acrescentar
profissionalismo e assertividade dentro
das operações da empresa.
Acredito que aí esteja um grande aprendizado para todos nós, empreendedores: o processo só perde sua função e engessa a estrutura quando é um fim em si mesmo. Processos de trabalho existem para apoiar e garantir que o principal bem do negócio seja cultivado e preservado: a relação com o cliente, através de um atendimento excelente. Portanto, bons processos organizacionais serão sempre orgânicos e preparados para se adequar às mudanças que o mercado e o cliente requerem. E tudo isso se transforma em resultados positivos.
Por fim, talvez seja importante avisar: um sistema eletrônico não fará o trabalho pelo líder, por mais integrado e tecnológico que seja. Uma certificação também não o fará. Definir os processos organizacionais da empresa é olhar para os seus ciclos de forma científica e precisa. Ainda assim, nunca deixará de ser algo humano. É preciso conhecimento técnico, sensibilidade e conexão com a realidade das pessoas que estão envolvidas em cada ponto. Somente desta forma o processo não será apenas um manual de tarefas, mas uma base de apoio na busca da empresa por resultados sistêmicos.
Anderson Siqueira
Idealizador e educador da Consense Educação para as relações
