Habilidades de colaboração: dicas para garantir as melhores práticas

Colaboração é um termo controverso. Bonito e desejado na teoria, pouco vivenciado em toda a sua potência na prática. Trazendo um pouco da sabedoria popular para cá, talvez podemos encontrar um pouco de “Deus me livre, mas quem me dera” em todos nós quando pensamos em processos que envolvam equipes mais diversas. Aos poucos, estamos sendo ensinados que colaborar é o melhor caminho disponível. Às vezes, o único disponível. Ao mesmo tempo, sabemos o quão trabalhoso será, quanta empatia teremos de exercer, e quantos sapos teremos de engolir, e temos um receio intrínseco de perder o controle que simplifica o dia a dia.

Porém, os resultados não mentem. Grandes empresas do mundo hoje em dia são baseadas em colaboração. A economia compartilhada já é uma realidade. Equipes que sabem utilizar o melhor da colaboração têm resultados melhores: chegam a ser 29% mais rentáveis, 36% mais produtivas e 30% mais inovadoras¹. Uma pesquisa da Deloitte – uma das maiores consultorias do mundo em Global Analytics – afirma que as organizações do futuro funcionarão de maneira ágil, alimentadas por colaboração e compartilhamento de conhecimento². A universidade de Stanford afirmou em um estudo que profissionais que trabalhavam em equipe conseguiam se manter 64% mais focados do que os que trabalhavam sozinhos.

Assim, deve existir um caminho que facilite extrair o melhor do trabalho em equipe e em diversidade. No artigo publicado na semana passada, complementar a este, exemplificamos como a colaboração pode ser comparada com a agricultura. É preciso ter um bom terreno, adequado e preparado para que as sementes germinem adequadamente. Porém, se o agricultor não tiver técnica e habilidade, o solo não será aproveitado ao máximo.

Quando falamos de empresas e negócios, o “solo” equivale à cultura colaborativa, as práticas estratégicas e de governança garantem a oportunidade e o suporte institucional. Agora, quando falamos do agricultor, falamos de liderança e de como podemos usar as melhores ferramentas para assegurar que o ambiente local também seja contagiado e beneficiado com a colaboração.

Portanto, nos parágrafos abaixo você vai encontrar três dicas ferramentais para que você usufrua dos benefícios da colaboração em sua equipe. Mas, antes do “o quê”, é importante estabelecer o “como”: nenhuma dessas ideias abaixo funcionará plenamente se não houver um ambiente de confiança. Segundo Ruy Shiozawa, CEO do Great Place To Work Brasil, este ambiente é baseado no seguinte tripé: confiar nas pessoas para quem trabalha, ter orgulho do que faz e gostar das pessoas com quem trabalha. Como líder, você influencia diretamente pelo menos dois desses aspectos. Permitir as pessoas sejam quem são e arrisquem trazer suas percepções para dentro das conversas é essencial para poder cultivar a conexão necessária para colaborar. Isso requer comunicação clara, aberta e transparente, empatia e persistência. Lembre-se que um grupo de pessoas trabalhando juntas não é necessariamente um time.

Agora, vamos às dicas:

Crie espaço e tempo para a colaboração

Parece meio óbvio dizer, mas a colaboração efetiva não vai se construir sozinha, mesmo em ambientes com alto grau de confiança. É preciso abrir espaço e tempo para que ela aconteça. Muitas vezes, embora as pessoas já tenham vencido a barreira do trabalho em equipe, o próprio dia a dia as impede de colaborar de forma mais intensa, pois cada membro da equipe está atolado em tarefas e atividades que parecem não poder esperar. Isso fará com que escolham, na maioria das vezes, ir pelo caminho solo, menos cooperador, porém mais rápido e seguro.

Determine agendas fixas e periódicas nas quais as pessoas possam trabalhar de forma colaborativa: reuniões de atualização ou verificação de tarefas e atividades, agendas para criação de novos projetos, tomadas de decisão coletiva (quando possível). Pense também em como adequar os locais de trabalho para inspirarem mais troca entre as pessoas (quando pudermos voltar aos escritórios).

Faça as melhores reuniões

Quando as oportunidades aparecerem, não as desperdice com reuniões sem sal, sem foco ou que mais atrapalham do que ajudam. Garanta que:

• cada encontro tenha uma pauta e objetivo claros, informados previamente;
• horário de começo, meio e fim estejam claramente definidos;
• cada encontro, mesmo os que você não vai conduzir, tenham um roteiro a ser seguido;
• haja espaços para que as pessoas se conheçam em diferentes cenários: use dinâmicas, discussões sobre assuntos fora do trabalho, check-ins e outros;
• quando estiver conduzindo, assegure que todos tenham espaço para falar; quando estiver participando, faça-o ativamente;

E as regras de ouro:

• #1: tenha clareza do tipo da reunião que necessita ser feita: comunicação, consulta, criação ou deliberação, adequando o roteiro e o tempo. Não alimente a corrente da reunião que poderia ter sido um e-mail.
• #2: nunca saia de uma reunião sem combinados claros (mesmo que o combinado seja reunir mais dados e fazer um novo encontro).

Acredite: reuniões (até as online) podem ser um recurso extremamente facilitador do dia a dia de qualquer negócio. É só uma questão de acertar os ponteiros.

Busque ferramentas colaborativas

Embora o ambiente de confiança e o tempo e espaço de construção com reuniões incríveis possa fazer muito pelas habilidades das pessoas em aprenderem a colaborar, essa entrega é levada a um novo nível se somada às ferramentas certas. E o inverso também é verdadeiro. Uma das poucas coisas boas que poderemos levar deste período tão difícil de pandemia, é a aceleração dos processos e ferramentas online para que a colaboração pudesse acontecer de qualquer lugar de uma maneira muito mais orgânica.

Existem inúmeros dispositivos, programas e aplicativos que facilitam a troca de ideias, a construção coletiva, o acompanhamento de projetos e tantas outras atividades e rotinas que podem ser feitas e beneficiadas com o olhar diverso de uma equipe. Algumas até de forma gratuita. E para finalizar, fica a minha sugestão: que tal usar um processo colaborativo para levantar, testar e implantar as ferramentas que mais combinam com sua equipe? Acredito que pode ser um caminho muito interessante para começar.

Camila Carvalho é jornalista, especialista em gestão, cultura organizacional e liderança 4.0 e entusiasta da educação corporativa.

¹ Estudo da Frost & Sullivan, Verizon Business e Microsoft.

² Tendências Globais de Capital Humano