Muitos donos de pequenas e médias empresas fogem deste tema por acreditarem, erroneamente, que desenhar processos, papeis e estruturas de gestão é uma questão de importância futura, para quando a empresa crescer. Engano que, por ausência de visão sistêmica, diminui – justamente – a capacidade do negócio de prosperar e impede que até as boas estratégias tenham sucesso.
Desenhar e modelar estruturas de gestão é um exercício fundamental para negócios que querem crescer. E não importa a fase desse crescimento, o segmento ou o tamanho da empresa, sempre será adequado iniciar o trabalho de projetar e construir as estruturas que definirão a maneira como tudo irá operar e garantirão a unidade organizacional necessária para manter o negócio firme diante das adversidades.
Enquanto a cultura engole a estratégia, as estruturas devoram a cultura….
E é assim, provocando a conhecida frase de Peter Drucker, que Brian J. Robertson reforça a importância da governança e das estruturas gestão do negócio. Segundo o autor, é preciso enxergar estes elementos como recursos estratégicos da companhia e, desta maneira, organizá-los intencionalmente, assim como se faz com a estratégia e deve-se fazer com a cultura.
Aqui na Consense, entendemos por estruturas de gestão o aglomerado de instrumentos, processos e sistemas que formam a estrutura invisível do negócio. Incluem o organograma, as funções e níveis de autonomia, a governança que dinamiza a relação entre as pessoas com suas políticas e princípios, os modelos de gestão e tomada de decisão, os comitês e, ainda, toda a estrutura de processos da organização.
Segundo pesquisa realizada pelo SEBRAE, a mortalidade das empresas no Brasil está alicerçada em três grandes questões: falta de planejamento, pouco investimento em capacitação e gestão ineficiente ou desatualizada. O relatório mostra ainda que “as empresas que costumam, com frequência, aperfeiçoar produtos e serviços, estar atualizada com respeito às tecnologias do setor, inovar em processos e procedimentos e investir em capacitação, tendem a sobreviver mais no mercado”.
E a palavra chave para entender por que as estruturas de gestão são fundamentais em qualquer estágio de crescimento de uma empresa é: atualização. Isto por que é comum se pensar que a única contribuição desse tipo de construção é o aumento de burocracia do negócio. Porém, é preciso compreender que, assim como a empresa, as estruturas de gestão também precisam se adaptar constantemente. E, por afetarem toda a empresa, tais estruturas não só devem ser flexíveis e adaptáveis em si como devem ser pensadas de tal forma que permitam que o próprio negócio seja adaptável também.
Em resumo, é possível pensar em um conjunto de estruturas de gestão para cada fase da empresa, com a complexidade que esse estágio merece e com princípios que permitam sua revisão constante e atualização quando necessário. E se você é um pequeno ou médio empresário, vai compreender que pela estrutura é possível garantir a execução da estratégia e, paralelamente, influenciar a cultura do seu negócio rumo ao crescimento.
Quando competência e esforço não são suficientes
Todo negócio vive uma jornada mais ou menos parecida. O início é focado em reunir recursos econômicos e humanos capazes de sustentar o primeiro ciclo de crescimento. Depois de um tempo, agrega-se a estes desafios a necessidade de padronizar e organizar as atividades da equipe, que cresceu.
O que antes era simples e observável (poucas pessoas, poucos clientes e pouca complexidade) passa a se tornar complicado em termos gerais. Isso fica evidente em um dos aprendizados mais frustrantes de todo empresário: descobrir que o aumento da equipe não significa aumento proporcional de produtividade e entrega.
Esse é o momento em que se aprende que aquele esforço que serviu de combustível nas fases iniciais não é mais suficiente. É também a hora em que se descobre que a dependência da empresa pelas pessoas e suas competências (vista com naturalidade no início do negócio) deixa de ser apenas uma característica e passa a ser um problema.
Amargos e bem-vindos aprendizados, pois, entre outros, são eles que demonstram que a empresa amadureceu e se tornou um sistema.
Sistemas merecem visão sistêmica
Calma. Não estou falando de ERP. Estou falando de sistemas: um conjunto de elementos, objetivos e subjetivos interconectados. Independentemente do nosso esforço consciente, eles existem e quanto antes tomarmos consciência dos sistemas com os quais interagimos e nos quais operamos, mais capacidade teremos de oferecer soluções abrangentes e sustentáveis.
Peter Senge, um dos grandes autores sobre o pensamento sistêmico, diz que “quanto maior for a nossa consciência sobre o todo, mais nossas ações beneficiarão esse todo.” – E aqui mora o que sustenta a importância de se pensar as estruturas de gestão de forma adequada, pois desprovidos de consciência sistêmica, agimos de forma simplista e ao acaso. Reagimos em vez de agir e negligenciamos a complexidade natural dos sistemas nos quais operamos, produzindo problemas ao oferecer soluções.
Este ciclo pode ser muito perigoso para os negócios. Em nossos diagnósticos, é comum encontrar organizações com dificuldades de alcançar metas de resultado e aumentar a satisfação do cliente. Empresas com diversas iniciativas focadas em resolver essas questões, inclusive. Porém, ao se investigar suas estruturas organizacionais e cultura, percebemos que são fruto do acaso e do “vamos levando”.
Agora você pode estar pensando: “Então você acha que um organograma vai me ajudar a vender mais?”
Não. Não são as estruturas de gestão que irão aumentar as vendas, os resultados e a satisfação do cliente. Para isso, em geral, é preciso uma boa estratégia, um bom processo, competências de alto nível na equipe e muito trabalho. O fato é que, sem estruturas maduras de gestão, atingir estes desafios se torna uma missão quase impossível, ou no mínimo, exige um esforço e tempo maiores do que deveriam.
Em um dos nossos webinares, falamos mais sobre estruturas de gestão e quais seus pilares. Para acessar, clique aqui.
E isso acontece por que os problemas causados pela ausência de clareza, pelo excesso de controle e centralização, pelo amadorismo e baixa visão sistêmica impedem o bom trabalho de acontecer, dificultam a fluidez das informações, comprometem as relações e incentivam comportamentos nocivos e descomprometidos com os resultados.
É por tudo isso que acredito ser imperativo que as empresas pensem, de forma protagonista, suas estruturas de gestão. São elas que irão permitir manter a integridade do negócio enquanto ele se desenvolve. Que impactarão diretamente a rotina da empresa, a forma como é regida e o seu desempenho na busca pelos objetivos, metas e resultados.
Gosto muito de uma citação atribuída à Michelangelo. Ao ser questionado sobre como fazia suas esculturas, ele respondeu: “Como faço uma escultura? Simplesmente retiro do bloco de mármore tudo que não é necessário.” Este é um pensamento interessante para se refletir estruturas de gestão, pois ao se modelar sistemas alinhados ao tipo de negócio e à promessa de valor, é isso que fazemos: tiramos da frente o que impede as estratégias, informações e decisões de fluírem e permitirem o sucesso do negócio.
Este é um tema predominante aqui na Consense. Atuamos há mais de seis anos na construção de estruturas organizacionais modernas e inovadoras. Produzimos inclusive um guia sobre o tema que pode te interessar: Como gerar resultados a partir das estruturas de gestão. Para fazer o download do Guia, é preciso ser parte da nossa Comunidade. Faça isso acessando aqui.
Anderson Siqueira é fundador da Consense, especialista em DHO, governança corporativa e psicologia organizacional.
